فرآیند مدیریت ریسک پروژه |5 نکته برای موفقیت

با تبدیل شدن پروژه ها به طور فزاینده ای پویا ، سازمان ها به توانایی مدیریت عدم اطمینان یا ریسک نیاز دارند که با آن تغییرات همراه هستند. تقاضای فزاینده برای متخصصان ماهر مدیریت پروژه نشان دهنده این روند است - تخمین زده می شود 22 میلیون شغل تا سال 2027 به صنعت اضافه شود.

برای کسانی که به دنبال ورود یا پیشرفت در یک نقش مدیریت پروژه هستند ، توانایی مدیریت ریسک یک مهارت اساسی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. برای تبدیل شدن به یک متخصص در جلوگیری و پاسخ به ریسک ، ابتدا باید بفهمید که ریسک چیست و فرایندی که توسط آن مدیریت می شود.

در زیر ، ما به فرایند مدیریت ریسک نگاهی می اندازیم و پنج نکته را برای موفقیت ارائه می دهیم زیرا شما شروع به گام هایی در جهت کاهش و مدیریت ریسک برای سازمان خود می کنید.

راهنمای رایگان ما را برای پیشبرد حرفه مدیریت پروژه خود بارگیری کنید

آنچه را که باید بدانید ، از مهارت های تقاضا گرفته تا فرصت های شغلی در حال رشد صنعت بیاموزید.

مدیریت ریسک چیست؟

در مدیریت پروژه ، مدیریت ریسک عمل شناسایی ، ارزیابی و جلوگیری یا کاهش خطرات برای پروژه ای است که پتانسیل تأثیرگذاری بر نتایج مورد نظر را دارد. مدیران پروژه به طور معمول مسئولیت نظارت بر فرایند مدیریت ریسک را در طول مدت یک پروژه معین بر عهده دارند.

برای مدیریت موثر ریسک ، مدیران پروژه باید درک روشنی از اهداف خود داشته باشند تا بتوانند موانع احتمالی را که می تواند بر توانایی تیم در تولید نتایج تأثیر بگذارد ، شناسایی کنند.

کونی امرسون ، استادیار تدریس برای کارشناسی ارشد علوم شمال شرقی در مدیریت پروژه می گوید: "مدیریت ریسک واقعاً به این معنی است که به اهداف پروژه شما نگاه می کند و فهمید که تهدیدهای مربوط به آن اهداف چیست و از ابتدا می توانید برای پرداختن به آنها چه کاری انجام دهید."برنامه

انواع وقایع یا سناریوهایی که در زیر دسته از خطر قرار می گیرند می توانند گسترده و گاه تفسیر شوند. در حالی که مدیران پروژه یا کسانی که وظیفه نظارت بر یک پروژه را دارند ، ممکن است تمایل به مشاهده خطرات منحصراً به عنوان تهدید داشته باشند ، این همیشه اینگونه نیست.

برای روشن شدن این تصور غلط رایج ، امرسون ریسک پروژه را به عنوان "... یک رویداد آینده که ممکن است اتفاق بیفتد یا ممکن است اتفاق بیفتد ، تعریف می کند که اگر اتفاق بیفتد ، در اهداف پروژه تأثیر خواهد گذاشت. این می تواند مثبت باشد - یک فرصت یا منفی - یک تهدید. "

انواع ریسک پروژه

فراتر از مبانی معنای "ریسک" ، مدیران پروژه همچنین باید انواع مختلفی از خطرات را که ممکن است با آنها روبرو شوند ، بدانند. بسته به نوع پروژه ، عواملی که باید در نظر گرفته شود متفاوت خواهد بود.

بدون توجه به مشخصات پروژه ، انواع مختلفی از خطرات وجود دارد که به طور مکرر رخ می دهد. این انواع مشترک ریسک شامل موارد زیر است:

• هزینه: خطر وقایعی که بر بودجه تأثیر می گذارد ، به ویژه مواردی که باعث می شود پروژه در بودجه به اتمام برسد. خطا در تخمین هزینه علاوه بر عوامل خارجی ، معمولاً ریسک ایجاد می کند.
• برنامه: خطر درگیری های برنامه ریزی نشده برنامه ریزی ، مانند رویدادهایی که باعث به تأخیر انداختن پروژه می شوند. Cope Creep یک دلیل مشترک برای برنامه ریزی مشکلات و تأخیرهای پروژه است.
• عملکرد: خطر وقایعی که باعث می شود پروژه نتواند نتیجه ای را بدست آورد که مغایر با مشخصات پروژه باشد.

بسته به جزئیات پروژه ، بسیاری از خطرات دیگر وجود دارد که می تواند رخ دهد. به عنوان مثال ، مدیران پروژه همچنین ممکن است نیاز به برنامه ریزی در مورد خطرات مربوط به اجرای ، آموزش ، آزمایش و غیره داشته باشند.

هنگامی که مدیران پروژه دسته های ریسکی را که باید نگران آنها باشند ، شناسایی می کنند ، می توانند درک کنند که چگونه این خطرات ممکن است بر نتایج پروژه تأثیر بگذارد و چه کاری می تواند برای کاهش اثرات آنها انجام دهد. برای انجام این کار ، آنها همچنین باید وسعت و عمق هر نوع خطر را در زمینه پروژه کلی در نظر بگیرند.

مراحل در فرایند مدیریت ریسک

برای محافظت از یک پروژه در برابر ریسک غیرمترقبه ، مدیران پروژه به طور معمول از یک فرایند مدیریت ریسک مداوم پیروی می کنند که به آنها کمک می کند تا در مورد تهدیدات و فرصت ها شناسایی ، درک و پاسخ دهند. با این حال ، قبل از شروع این فرآیند ، درک کامل شیوه های سازمان خود و نحوه انجام کار ریسک خود برای آن پروژه مهم است. این طرح مراحل زیر را هدایت می کند:

• خطرات را که به طور بالقوه می تواند بر پروژه شما تأثیر بگذارد ، شناسایی کنید.
• مالکیت هر یک از خطر شناسایی شده را به یکی از اعضای تیم اختصاص دهید که متهم به نظارت بر این تهدید یا فرصت است. اگرچه برخی از مدیران پروژه ترجیح می دهند پس از تجزیه و تحلیل و اولویت بندی خطرات ، مالکیت خود را اختصاص دهند ، اما برداشتن این مرحله زود هنگام می تواند سودمند باشد. امرسون خاطرنشان می کند: "بارها و بارها من یک مالک را خیلی زود به خطر می اندازم زیرا می خواهم آن شخص تجزیه و تحلیل خطر را انجام دهد."
• هر خطر را برای درک کامل عوامل محرک درگیر و تأثیرات احتمالی تجزیه و تحلیل کنید. برای ارزیابی شدت هر ریسک در زمینه پروژه کلی ، حتماً وسعت و عمق هر تهدید را در این مرحله در نظر بگیرید.
• خطرات پروژه را با توجه به فوریت و شدت تأثیر آنها ممکن است در اولویت قرار دهید.
• پاسخ به خطرات مشخص شده خود مطابق رویکرد مدیریت ریسک خود ، یا با انجام اقدامات برای جلوگیری از وقوع واقعه خطر یا به حداقل رساندن تأثیر در صورت بروز آن ، پاسخ دهید. این مرحله باید شامل ایجاد پاسخ و همچنین اقدام باشد.
• استراتژی مدیریت ریسک خود را کنترل کرده و در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنید.

اگرچه در فرآیند مدیریت ریسک اقدامات روشنی وجود دارد ، اما این باید در حالت ایده آل یک تلاش مداوم باشد. از این گذشته ، ماهیت ریسک ذاتاً غیرقابل پیش بینی است ، و مدیران پروژه باید چابکی و نظم و انضباط داشته باشند تا به طور مداوم با تغییرات در طول یک پروژه معین سازگار شوند.

5 نکته برای کاهش و مدیریت ریسک

در حالی که از بین بردن کامل ریسک غیرممکن است ، اقداماتی وجود دارد که مدیران پروژه می توانند ضمن کاهش میزان ریسک ، به طور مؤثر پروژه ها را مدیریت کنند. در اینجا چهار نکته برای شروع وجود دارد:

1. یک برنامه مدیریت ریسک ایجاد کنید.

هرکسی که در مدیریت پروژه تجربه داشته باشد می داند که یک طرح پروژه قوی برای موفقیت تلاش ضروری است. بسیاری از برنامه های جانبی وجود دارد که اغلب در این طرح شامل برنامه مدیریت ریسک می شوند.

به گفته امرسون ، برنامه مدیریت ریسک شما باید روش شما را برای شناسایی و اولویت بندی ریسک ، تحمل ریسک شما ، نحوه پاسخگویی تیم شما به ریسک ، نحوه ارتباط شما با ریسک و غیره تعریف کند. مرحله برنامه ریزی اغلب با ایجاد نقشه راه که تیم شما را در مرحله اجرای پروژه شما راهنمایی می کند ، پرداخت می شود.

2. ثبت ریسک خود را به روز نگه دارید.

ثبت ریسک شما ، که می تواند با برنامه مدیریت ریسک شما یا یک سند جداگانه همراه باشد ، لیستی از کلیه رویدادهای خطر ممکن است که پتانسیل تأثیرگذاری بر پروژه شما را دارند. داشتن این سند به شما کمک می کند تا در بالای مسائل بالقوه باشید ، اما مهم است که آن را فعلی نگه دارید تا همیشه یک عکس فوری دقیق برای مراجعه به آن داشته باشید.

از ثبت ریسک خود استفاده کنید تا در مورد وقایع خطر ، نحوه پاسخگویی تیم شما ، پیگیری کنید و خطرات جدیدی ظاهر شده است که در ابتدا قادر به تشخیص آن نبودید. با به روز نگه داشتن این سند و اطمینان از یکپارچه سازی با سایر تحویل های برنامه ریزی ، شما ، اعضای تیم خود و سایر ذینفعان کلیدی همیشه تصویری واضح از وضعیت پروژه خواهید داشت.

3. رویداد خطر را درک کنید.

یک اشتباه رایج در مدیریت ریسک ، تمایل افراد برای فکر کردن در مورد ریسک از نظر نتایج احتمالی به جای خود رویداد ریسک است. به عنوان مثال ، افراد گاهی اوقات "مهلت را از دست می دهند" به عنوان خطری برای پروژه خود شناسایی می کنند. در حالی که از دست دادن مهلت مطمئناً تهدیدی برای پروژه است ، این در واقع خطر نیست ، بلکه تأثیر آن است.

درعوض ، ریسک را در قالب زیر در نظر بگیرید: به دلیل X ، Y ممکن است رخ دهد و باعث تأثیر Z شود. انجام این کار به شما کمک می کند تا ریشه خطر ، رویداد خطر و چگونگی رسیدگی به آن را درک کنید.

4- به جای واکنشی فعال باشید.

مدیران پروژه گاهی اوقات می توانند به جای یک رویکرد فعال ، یک رویکرد واکنشی به مدیریت ریسک را اشتباه بگیرند. همیشه لازم است که هنگام وقوع یک رویداد غیرمترقبه ، چابکی واکنش نشان دهد ، اما همچنین مهم است که یک قدم عقب بردارید و پروژه خود را از طریق یک لنز فعال مشاهده کنید.

با سرمایه گذاری در مراحل اولیه فرایند مدیریت ریسک و تجزیه و تحلیل کامل هر ریسک ، می توانید خود را برای انجام اقدامات پیشگیرانه که باعث کاهش احتمال وقوع ریسک می شود ، آماده کنید ، نه اینکه سعی کنید یک بار که قبلاً اتفاق افتاده است پاسخ دهید.

5- مهارت های مدیریت پروژه خود را توسعه دهید.

مهمتر از همه ، مدیریت مؤثر پروژه ها و خطرات آنها نیاز به پایه و اساس قوی مهارت های مدیریت پروژه دارد. علاوه بر تمرین ، به روز ماندن با روند صنعت و شرکت در کنفرانس ها و کارگاه های آموزشی ، یکی از بهترین راه های اصلاح این مهارت ها ، کسب گواهینامه یا مدرک تحصیلات تکمیلی در مدیریت پروژه است.

کسانی که با فرصتی برای نظارت بر یک پروژه روبرو هستند اما فاقد غرفه آموزش رسمی هستند تا بتوانند از آموزش مدیریت پروژه بهره مند شوند. با این حال ، کسانی که قبلاً در این زمینه کار می کنند نیز می توانند با احترام به هنر و صنعت خود سود ببرند.

به عنوان مثال ، برنامه هایی مانند کارشناسی ارشد علوم شمال شرقی در مدیریت پروژه ، برای توسعه مهارت های اساسی از طریق تجربه دستی طراحی شده اند. دانشکده پیشرو در صنعت فرصت های منحصر به فردی را برای بحث در مورد چالش های دنیای واقعی در کلاس به ارمغان می آورد و به دانشجویان این امکان را می دهد تا دانش خود را در سناریوهایی که در نقش های خود با آنها روبرو هستند استفاده کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد پیشرفت حرفه خود در مدیریت پروژه ، راهنمای جامع ما را در زیر بارگیری کنید.

درباره اسکات دبلیو اوکانر

اسکات دبلیو اوکانر نویسنده و متخصص سئو برای دانشگاه شمال شرقی است. وی بیش از 10 سال برای انتشارات چاپی و آنلاین می نویسد و در بخش آموزش عالی تخصص دارد.

مقالات مرتبط

نقش مهم ارتباطات در مدیریت پروژه

نحوه ایجاد یک برنامه مدیریت ریسک برای پروژه خود

12 مرحله برای تهیه یک برنامه مدیریت پروژه

آیا می دانید؟

کارفرمایان باید هر سال از طریق سال 2027 2. 2 میلیون نقش جدید پروژه گرا را پر کنند. (PMI ، 2017) برنامه هایی مانند کارشناسی ارشد علوم شمال شرقی در مدیریت پروژه ، به عنوان مثال ، برای توسعه مهارت های اساسی از طریق تجربه دستی طراحی شده اند. دانشکده پیشرو در صنعت فرصت های منحصر به فردی را برای بحث در مورد چالش های دنیای واقعی در کلاس به ارمغان می آورد و به دانشجویان این امکان را می دهد تا دانش خود را در سناریوهایی که در نقش های خود با آنها روبرو هستند استفاده کنند.