ورود ژورنال در حسابداری چیست؟یک راهنما

اسکات بیور |مدیر ارشد بازاریابی محصول

Raison d'Etre حسابداری ارائه روایتی مختصر ، به موقع و دقیق از جایگاه مالی یک سازمان است. رهبران مشاغل برای بررسی واقعیت به تیم های مالی خود نگاه می کنند: آیا می توانیم یک مهندس جدید را استخدام کنیم؟چقدر باند داریم؟آیا ما بیش از حد صرف هزینه های عملیاتی می کنیم؟

ورودی های ژورنال بلوک های ساختاری اساسی هستند که پاسخ های مربوط به آن و سایر سؤالات را ارائه می دهند. ورودی های ژورنال داده های حیاتی ، مانند میزان اعتبار و بدهی ، چه زمانی و از کدام حساب ها را لیست می کند. هر ورودی ژورنال با یک معامله تجاری گسسته مطابقت دارد و در نهایت به دفترچه عمومی ارسال می شود.

اعتبار کلیه گزارش های مالی تحت تأثیر صحت - یا عدم صحت - اطلاعات وارد شده در این سطح است.

ورود ژورنال در حسابداری چیست؟

هر ورودی ژورنال شامل داده های قابل توجه برای یک معامله تجاری واحد ، از جمله تاریخ ، مبلغی که باید اعتبار و بدهی شود ، شرح مختصری از معامله و حساب های تحت تأثیر. بسته به شرکت ، ممکن است شرکتهای تابعه ، جزئیات مالیات و سایر اطلاعات را تحت تأثیر قرار دهد.

وارد کردن دقیق داده های مجله به گونه ای بسیار مهم است که دفترچه عمومی و گزارش های مالی بر اساس این اطلاعات نیز دقیق و کامل باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری مدرن ، ورودی های مجله مکرر ممکن است قالب بندی شده و به طور خودکار اجرا شود و پتانسیل خطا را به حداقل برساند.

ورودی های ژورنال به ترتیب زمانی ساخته شده و از سیستم حسابداری دوتایی پیروی می کنند ، به این معنی که هر یک دارای اعتبار و ستون بدهی خواهند بود. حتی هنگامی که بدهی ها و اعتبار به چندین حساب مرتبط هستند ، مبالغ موجود در هر دو ستون باید برابر باشد. به عنوان مثال ، بگویید یک شرکت 277. 50 دلار ناهار غذا را برای کارمندان خرج می کند. حساب هزینه ها با این مبلغ افزایش می یابد ، در حالی که حساب نقدی که دارایی است ، 277. 50 دلار کاهش می یابد زیرا اکنون این پول خرج می شود.

• یک ژورنال یک سابقه مختصر از کلیه معاملات است که یک تجارت انجام می دهد. ورودی های ژورنال جزئیات نحوه تأثیر معاملات و حساب ها را نشان می دهد.
• کلیه گزارشگری مالی براساس داده های موجود در ورودی های ژورنال است و انواع مختلفی برای تأمین نیازهای تجاری وجود دارد.
• به عنوان مثال ، تنظیم ورودی های ژورنال برای جمع آوری یا تعویق درآمد و هزینه ها ، تغییر یا تصحیح ورودی های قبلی یا تخمین معاملات غیر نقدی ، مانند کمک هزینه بدهی که نوشته شده است ، استفاده می شود.

بدهی ها و اعتبار چیست؟

بدهی ها به حسابهای دارایی و دارایی می افزاید و از مسئولیت ، درآمد و تراز سهام کم می کند ، در حالی که اعتبار از هزینه و مانده دارایی کم می شود و به حساب های مسئولیت ، درآمد و سهام می افزایند.

در حسابداری ، اصل اساسی یکسان است: ورود ژورنال تنظیم شده برای حساب کردن سود سهام در وام بانکی ، حساب هزینه بهره را به حساب می آورد و حساب قابل پرداخت سود قابل پرداخت را اعتبار می دهد.

هدف از ورود ژورنال چیست؟

هدف از ورود ژورنال این است که از نظر جسمی یا دیجیتالی هر معامله تجاری را به درستی و دقیق ضبط کنید. اگر معامله ای در چندین حساب تأثیر بگذارد ، ورود مجله آن اطلاعات را نیز شرح می دهد.

به عنوان مثال ، بگویید خرید پذیرایی ما هم مالیات های ایالتی و هم محلی را متحمل می شود. این ورودی مجله مرکب ممکن است به این شکل باشد:

بنابراین ، ژورنال به تهیه کننده این امکان را می دهد تا مالیات های مدیون چندین حوزه قضایی را به طور دقیق حساب کند.

ورودی های ژورنال پایه و اساس ضبط موثر است. آنها به نمودارهای مختلف حساب طبقه بندی می شوند و پس از تأیید صحت ، به دفترچه عمومی ارسال می شوند ، که سپس اطلاعات را به گزارش های مالی که تصمیم گیرندگان تجاری به آن بستگی دارند ، تغذیه می کند.

مجلات دقیق و کامل نیز در فرآیند حسابرسی ضروری هستند ، زیرا ورودی های ژورنال حساب های مفصلی از هر معامله را ارائه می دهند. حسابرسان ، چه داخلی و چه خارجی ، به دنبال ورودی یا تنظیماتی هستند که فاقد مستندات ، توضیحات یا مصوبات مناسب هستند یا خارج از هنجار برای تجارت هستند.

چه چیزی در ورودی ژورنال گنجانده شده است؟

ورودی های ژورنال ممکن است حاوی چندین نقطه داده باشد اما به طور کلی عبارتند از:

• یک هدر ، که توصیف کننده نوع ورود است و تاریخ وارد شده در مجله.
• یک شناسه عددی منحصر به فرد یا شماره مرجع ؛
• یک یا چند حساب و مبلغی که توسط معامله و تاریخ (ها) این بدهی ها انجام می شود.
• یک یا چند حساب و مبلغی که معامله اعتبار خواهد کرد و تاریخ (های) این اعتبارات انجام می شود. وت
• شرح مختصری از معامله.

ورودی های ژورنال همچنین ممکن است شامل داده های خاص برای تجارت ، مانند شرکت تابعه یا شرکت های تابعه درگیر در معامله و ارز یا ارز مورد استفاده باشد.

چگونه می توانید یک ورودی ژورنال بنویسید؟

شرکت تولید MyToys 100000 دلار مواد اولیه خریداری می کند. 10،000 دلار پول نقد پرداخت می کند و از اعتبار برای تراز استفاده می کند. این شرکت مبلغ بدهی یا افزایش 100000 دلار در مواد اولیه را ثبت می کند. حساب نقدی اعتبار یا کاهش 10،000 دلار را نشان می دهد زیرا این مبلغ پرداخت شده در این معامله بود. حساب قابل پرداخت حساب ها افزایش یا اعتبار 90،000 دلار را نشان می دهد زیرا اکنون این مبلغ را مدیون یک فروشنده در تاریخ یا تاریخ های آینده است.

از آنجا که MyToys با گذشت زمان در این خرید پرداخت می کند ، حساب Cash یک اعتبار مربوطه را نشان می دهد (پول کمتری در دسترس است) و حساب های قابل پرداخت یک بدهی مربوطه را پرداخت می کند زیرا پول کمتری توسط شرکت بدهکار است.

علاوه بر این ، از آنجا که از مواد اولیه برای تولید محصولات نهایی استفاده می شود - اسباب بازی ها ، در این حالت - اعتبار به حساب مواد اولیه اعمال می شود تا با مصرف مواد اولیه ، کاهش ارزش را منعکس کند ، و حساب کالاهای نهایی برای بازتاب یک بدهی استافزایش مقدار موجودی موجود در دست.

6 نوع مدخل مجله

در صورت شمارش یک ورودی باستانی ، مبهم و به ندرت مورد استفاده ، شش نوع مدخل مجله وجود دارد. ورودی مجله واحد در حسابداری استاندارد استفاده نمی شود ، که مبتنی بر دو ورودی است. این مناسب تر از تعادل چک کتاب است تا حسابداری تجاری ، که شامل بسیاری از حساب ها می شود.

هر یک از شش نوع ورودی اصلی عملکرد خاص در حسابداری دارند. آنها با هم بیانیه ای متعادل ، دقیق و عینی از موضع مالی شرکت ارائه می دهند.

بازده های افتتاحیه

این مدخل ها تعادل پایان را از دوره حسابداری قبلی به عنوان مانده اولیه برای دوره حسابداری فعلی حمل می کنند. به عنوان مثال: پس از پرداخت کلیه بدهی ها برای دوره ، مانده حساب نقدی در ترازنامه از دوره حسابداری قبلی 11000 دلار بود. این مانده 11000 دلار اکنون ورود به دوره حسابداری فعلی است.

ورودی ها

ورودی های انتقال ، هزینه یا درآمد را از یک حساب به حساب دیگر منتقل می کنند ، یا اختصاص می دهند. به عنوان مثال ، تولید میتویس پول نقد را از حساب اصلی خود به یک شرکت تابعه منتقل می کند. ورود ژورنال انتقال برای انتقال پول از یک حساب به حساب دیگر حساب می کند. هیچ شخص ثالثی در این ورودی ها شرکت نمی کند و نقل و انتقالات همیشه باید صفر خالص باشد.

بستن ورودی ها

این مدخل ها پایان دوره حسابداری را با مانده ای نشان می دهند که می تواند از یک حساب موقت به یک دائمی یا از یک دوره حسابداری به دوره دیگر منتقل شود. در مورد حسابهای موقت ، بسته شدن صفر از حساب و هرگونه مانده بالا که به حساب دیگری و دائمی تر منتقل می شود. سپس حساب موقت بسته می شود.

نمونه هایی از حساب های موقت شامل حساب های هزینه و ضرر است. درآمد ، درآمد و حساب های سود ؛حساب های خلاصه درآمد ؛و حساب های سود سهام یا برداشت. در مورد دوره های حسابداری ، ورودی بسته نشانگر مانده پایان آن برای آن حساب در پایان آن دوره حسابداری است. سپس این مقدار به عنوان ورودی باز برای دوره حسابداری بعدی منتقل می شود. در این حالت ، این دوره حسابداری برای آن حساب است که بسته است.

تنظیم ورودی ها

تنظیم ورودی ها ورودی هایی هستند که مطابق با روش تعهدی حسابداری ، تغییراتی را در حساب هایی که در مجله در غیر این صورت در نظر گرفته نمی شوند ، ثبت می کنند. این ورودی ها در پایان دوره حسابداری طبق اصول تطبیق و تشخیص درآمد در دفترچه عمومی وارد می شوند. نمونه های متداول ، تعهدی ، تعویق و تخمین ها است.

هزینه تعهدی به هزینه گزارش شده در یک دوره حسابداری قبل از پرداخت آن اشاره دارد. به عنوان مثال ، برق در ماه قبل از استفاده از کارخانه توسط یک کارخانه استفاده می کند ، لایحه ای را برای پرداخت این شرکت صادر می کند.

تعهدی درآمدی مربوط به کارهایی است که انجام شده است یا محصولاتی که تحویل داده شده اند اما مشتری برای آن صورتحساب نشده است.

تعویق هزینه زمانی اتفاق می افتد که پرداخت در یک دوره حسابداری قبل از اینکه هزینه در واقع هزینه انجام شود ، انجام می شود. نمونه ای از پرداختی است که اکنون برای بیمه ای انجام می شود که دوره شش ماهه زیر را در بر می گیرد. درآمد معوق هنگامی اعمال می شود که یک شرکت از قبل برای خدمات یا محصولاتی که در آینده تحویل داده می شود ، پرداخت می کند.

ورودی های مرکب

این مدخل ها بیش از یک حساب را برای بدهی یا بیش از یک حساب برای اعتبار ثبت می کنند. قانون ورود به ژورنال نیاز به کل بدهی ها و اعتبارات برابر دارد ، اما تعداد اعتبار و بدهی ها نباید برابر باشد. به عنوان مثال ، ممکن است یک بدهی وجود داشته باشد اما دو یا چند اعتبار ، یا یک اعتبار و دو یا چند بدهی ، یا حتی دو یا چند اعتبار و بدهی. به عنوان مثال ، حقوق و دستمزد ممکن است تعداد زیادی از مدخل های ژورنال را به دنبال داشته باشد ، که می تواند به صورت خلاصه به صورت ترکیبی ساده شود.

ورودی های معکوس

ورودی های معکوس در ابتدای یک دوره حسابداری جدید انجام می شود و برای معکوس یا خنثیسازی ، یک ورودی تنظیم شده در پایان دوره حسابداری قبلی انجام می شود. این گزینه به دلیل هزینه های دو برابر یا درآمد ، کاهش قابل توجهی در خطاهای حسابداری فراهم می کند و باعث افزایش کارایی در پردازش فاکتورهای واقعی در دوره حسابداری جدید می شود. به عبارت دیگر ، از آنها برای ساده سازی حسابداری استفاده می شود. به عنوان مثال ، هزینه ای که در دوره حسابداری قبلی گزارش شده است می تواند معکوس شود ، بنابراین می توان هزینه را در دوره حسابداری که در آن پرداخت شده بود ، حساب کرد ، بدون اینکه نگران گزارش دو بار هزینه باشد.

نحوه تهیه ورودی های ژورنال برای تجارت خود

مهم است که ورودی های ژورنال را به درستی تهیه کنید تا اطمینان حاصل شود که معاملات به طور دقیق ثبت شده است. با تصمیم گیری در مورد اینکه چه معامله ای باید وارد شود ، شروع کنید. اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید ، باید کمتر از مدخل ژورنال تهیه کنید زیرا اتوماسیون تعبیه شده در نرم افزار در صورت لزوم داده های مربوطه را به حساب ها و گزارش های دیگر منتقل می کند.

اگر در حال انجام حسابداری به صورت دستی هستید ، برای ثبت صحیح یک معامله ، باید همه چیز را که معامله در کتاب های شرکت تأثیر می گذارد ، بفهمید.

حسابهایی را که تحت تأثیر قرار می گیرند شناسایی کنید:

اولین قدم در شناسایی حساب هایی است که معامله روی آن تأثیر می گذارد. اگر با شرایط و اصول حسابداری ناآشنا باشید ، می تواند کمی گیج کننده باشد. اما به طور کلی ، شما به دنبال زمینه های تأثیرگذاری از معامله هستید: کدام حساب چیزی به دست می آورد و در این معامله چیزی از دست می دهد؟

اولین معاملات را مرتب کنید:

مرتب سازی معاملات بر اساس نوع - هزینه ها ، سپرده های بانکی ، مالیات های سه ماهه - شما را در مسیر درست برای ضبط صحیح این معاملات قرار می دهد.

پول را دنبال کنید:

اکنون که معامله طبقه بندی شده است ، در مورد چگونگی تأثیرگذاری بر ارزشها ، از نظر بدهی و اعتبار ، در حساب های مرتبط فکر کنید. از خود بپرسید ، پول از کجا آمده است و کجا رفت؟معامله به تجارت چه افزود و چه چیزی را از بین برد؟الحاق فیزیک که "برای هر عملی ، یک واکنش برابر و متضاد وجود دارد" در حسابداری نیز صادق است. اطمینان حاصل کنید که تمام اقدامات و واکنشهای ناشی از معامله را شناسایی کرده اید.

نوع حساب خود را تعیین کنید:

برخی از معاملات از نظر اعتبار و بدهی ها در حساب های مختلف تحت تأثیر نقشه برداری آسان است. دیگران ممکن است کمی سخت تر باشند. در اینجا چند نکته برای کمک به شما در کشف آنها آورده شده است ،

با انواع حساب اصلی آشنا شوید: کلیه مدخل های ژورنال در یکی از انواع اصلی حساب قرار می گیرند: دارایی ، بدهی ، هزینه ، درآمد و سهام. هنگامی که هر یک از این نوع را تشخیص دادید ، درک ساده تر خواهد بود که هر یک از آنها به وجود می آید ، نحوه ارتباط آنها با حساب های دیگر و چگونگی تأثیر انواع مختلف معاملات بر آنها.

از قوانین حسابداری استاندارد استفاده کنید تا بتوانید اعتبار و بدهی ها را در کجا اعمال کنید: قوانین حسابداری به دلایل بسیار خوب وجود دارد ، که یکی از آنها استاندارد می شود آنچه را که در گزارش های مالی و ورودی های ژورنال می رود ، استاندارد باشد. به قوانین حسابداری مراجعه کنید.

ورودی ژورنال خود را آماده کنید:

اکنون که نوع معامله و حساب های مربوط به آن را شناسایی کرده اید ، آماده ورود ژورنال خود هستید.

تاریخ صحیح را وارد کنید: برای اطمینان از استفاده از داده های موجود در دوره حسابداری صحیح ، باید هر ورودی ژورنال تاریخ داشته باشد.

نام و کد حساب را اختصاص دهید: به نام حساب و کد منحصر به فرد کد Ledger توجه داشته باشید. معاملات برای اهداف گزارش به حساب های خاص کدگذاری می شوند. توازن حساب موارد مختلف خط را در صورتهای مالی تغذیه می کند.

مبلغ بدهی و اعتبار را وارد کنید: اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید ، شانس این است که برخی از اعتبار و بدهی ها در یک ورودی ژورنال حداقل تا حدی خودکار باشد. اگر کتاب های شرکت را با دست نگه دارید ، برای اطمینان از اینکه تمام اعتبارات و بدهی ها را به طور دقیق وارد کرده اید ، باید دوبار بررسی کنید.

نمونه هایی از مجلات مشترک

روش استاندارد پذیرفته شده ، استفاده از یک سیستم حسابداری مضاعف است که به طور کلی مستلزم استفاده از دفترچه عمومی و یک ژورنال عمومی است. همچنین می تواند شامل استفاده از مجلات ویژه برای معاملات مکرر در یک دسته خاص باشد.

مجله ی عمومی

یک ژورنال عمومی کتاب معاملات تجاری خام است که به ترتیب زمانی به ترتیب زمانی ثبت شده است. این اولین جایی است که یک معامله ثبت شده است. مبالغ سپس به حساب های مناسب مانند حساب های دریافتنی حساب ، حساب های نقدی یا حسابهای دارایی ارسال می شود.

مجله ویژه

مجلات ویژه یا تخصصی حاوی معاملات مکرر در یک دسته معین هستند و به طور معمول در حسابداری دستی استفاده می شوند تا بتوانند مشاغل را برای کسب و کار آسانتر از انواع خاصی از معاملات پیدا کنند. مثالها شامل ژورنال های فروش و خرید است که فروش را به مشتریان مختلف یا خریدهای تأمین کنندگان در یک مکان انجام می دهد. نرم افزار حسابداری مدرن نیاز به مجلات ویژه را با مرتب سازی معاملات و جستجوی جزئیات گرانول آسان می کند.

نحوه ردیابی ورودی های ژورنال

برای انتقال داده ها به مکان مناسب در دفترچه عمومی ، ورودی های ژورنال باید به راحتی قابل ردیابی باشند تا در صورت لزوم اطلاعات را پیدا و کپی کنید. ورودی های مختلف ژورنال را می توان در حساب های T ضبط و ردیابی کرد ، که به تیم های مالی کمک می کند تا ورودی ها را برای بررسی آسان تر تجسم کنند.

نمونه هایی از ورودی های ژورنال

حساب های T نمایانگر بصری از حساب Ledger General است. در اینجا چند نمونه ، و همچنین انواع ورودی مجلات اضافی آورده شده است.

دو حساب T: پول نقد و یادداشت های قابل پرداخت

ورود ژورنال دریافتنی علاقه

*درآمد بهره در ماه قبل ، در ماه جاری دریافت شده است

*درآمد سود جمع شده اما دریافت نشده است

مجله ی عمومی

ورود ژورنال دریافتنی علاقه

استفاده از نرم افزار حسابداری برای ردیابی ورودی های ژورنال

با افزایش حسابداری در پیچیدگی و تعداد ورودی های ژورنال در تعداد ، ردیابی دشوارتر می شود ، به خصوص در سیستم های ورود دستی. نرم افزار حسابداری راه حل بهتری برای اکثر شرکت ها است زیرا بیشتر تلاش های مربوط به ردیابی ورود به مجله ، کشیدن و تخصیص حساب می تواند به صورت خودکار انجام شود.

اتوماسیون باعث افزایش کارایی و کاهش نرخ خطا می شود. علاوه بر این ، نرم افزار حسابداری مدرن روند حسابرسی را بسیار راحت خواهد کرد.

ورودی های مجله ستون فقرات کلیه گزارشگری های مالی است. به این ترتیب ، معاملات باید تأیید شود و ورودی های ژورنال مربوطه برای صحت بررسی شود. این که آیا این کتاب ها به صورت دستی یا دیجیتالی تکمیل شده اند ، باید اعتبارات و بدهی های حساب های آسیب دیده مطابق قوانین استاندارد حسابداری اختصاص یابد.

از این اقدامات ساده اما دقیق ، یک شرکت می تواند بداند که از نظر مالی کجا ایستاده است و تا چه حد می تواند با برنامه های آینده پیش برود.

#1 نرم افزار حسابداری ابر

مدیریت Bexpense یک کارکرد مهم برای هر شرکتی با بیش از تعداد معدود کارمندان است. این که آیا آنها هنگام مسافرت ، از راه دور کار می کنند یا کارهای خود را در محل انجام می دهند ، بیشتر کارمندان ...

بیشتر در این مورد

اصل هزینه تاریخی: چگونه کار می کند و چرا اهمیت دارد

راهنمای معیارهای فروش متخصص: چگونه ، چرا و کدام شماره ها را ردیابی می کنید

نقدینگی چیست و چرا برای مشاغل مهم است؟

بیاموزید که چگونه NetSuite می تواند تجارت شما را ساده تر کند

Netsuite تجربه به دست آمده از ده ها هزار استقرار در سراسر جهان را در طی دو دهه به مجموعه ای از شیوه های پیشرو که مسیری روشن برای موفقیت را هموار می کند ، بسته بندی کرده است. با NetSuite ، شما در یک بازه زمانی قابل پیش بینی زندگی می کنید - پیاده سازی های هوشمندانه ، با فروش شروع می شوند و کل چرخه عمر مشتری را به خود اختصاص می دهند ، بنابراین تداوم فروش به خدمات برای پشتیبانی وجود دارد.