انطباق ضد پولشویی (AML) برای شرکتهای کوچک

پولشویی ، تأمین مالی تروریستی و انتقال وجوه (اطلاعات مربوط به پرداخت کننده) مقررات 2017 (MLR 2017) برای بنگاه های مختلف در هر اندازه چالشی را ایجاد می کند.

کنفرانس سالانه ریسک و انطباق 2023

Livestream - کنفرانس سالانه ریسک و انطباق 2023

ابزارهای ضد پولشویی ، چاپ 3

این راهنما از منظر بنگاه های کوچک به MLR 2017 می پردازد و نکاتی را در مورد انطباق مؤثر به اشتراک می گذارد.

انجام ارزیابی ریسک AML

چه نوع کار "تنظیم شده" است؟

MLR 2017 برای شرکت ها اعمال می شود:

• املاک و مستغلات یا اشخاص تجاری را بخرید و بفروشید
• مدیریت پول مشتری ، اوراق بهادار یا سایر دارایی ها
• حساب های بانکی ، پس انداز یا اوراق بهادار را باز یا مدیریت کنید
• سازماندهی مشارکتهای لازم برای ایجاد ، بهره برداری یا مدیریت شرکتها
• اعتماد ، شرکت ها ، بنیادها یا ساختارهای مشابه را ایجاد ، بهره برداری یا مدیریت کنید

فعالیت هایی که خطر کمتری در معرض پولشویی دارند ، پوشش داده نمی شوند ، به عنوان مثال:

• پرداخت هزینه به وکلا
• ارائه مشاوره حقوقی
• دادخواست
• اراده

اگر شرکت شما ترکیبی از کارهای تنظیم شده و تنظیم نشده را انجام دهد ، MLR 2017 فقط در مورد جنبه های تنظیم شده اعمال می شود.

ارزیابی ریسک داخلی AML شما باید بیان کند که فقط برخی از کار شما تنظیم می شود. اما نوع و فرکانس این کار ممکن است شما را به نتیجه گیری تبدیل کند که شرکت شما خطر بالایی را برای هدف قرار دادن مجرمان داشته باشد.

انجام ارزیابی ریسک AML

یکی از ویژگی های اصلی MLR 2017 "رویکرد مبتنی بر ریسک" برای جلوگیری و تشخیص پولشویی و الزام خاص برای انجام و حفظ ارزیابی ریسک AML در سطح تمرین است.

هیچ قانون سیاه و سفید وجود ندارد که به شما بگوید شرکت شما در معرض خطر ابتلا به فعالیت پولشویی قرار دارد.

نتیجه گیری از ارزیابی ریسک در سطح عمل شما یک موضوع قضاوت است.

عواملی که در تعیین رتبه ریسک شما نقش دارند عبارتند از:

• نوع کاری که انجام می دهید
• کشورهایی که کار شما در آن صورت می گیرد
• انواع مشتریانی که دارید
• هر چند وقت یکبار درگیر فعالیتهای تنظیم شده هستید

شما همچنین باید به عنوان حداقل در نظر بگیرید:

• اطلاعات در ارزیابی ریسک ملی انگلیس
• چشم انداز خطر سازمان مقررات وکالت (SRA)

حفظ یک رکورد

صرف نظر از اندازه تمرین شما یا میزان کار تنظیم شده ای که انجام می دهید ، باید اطمینان حاصل کنید که ارزیابی ریسک AML در سطح تمرین شما پایین آمده است.

مهم است که هنگام ارزیابی ریسک خود ، خود انتقادی باشید.

تنظیم کننده ها می توانند از آنها بخواهند ارزیابی ریسک شما را ببینند ، به خصوص اگر در عمل شما مشکلی پیش بیاید.

همچنین باید از منابعی که استفاده می کنید برای تکمیل ارزیابی ریسک AML خود ثبت کنید.

بررسی ارزیابی ریسک خود را بررسی کنید

ارزیابی ریسک خود را به طور مرتب مرور کنید تا تغییرات در شرایط خود یا ارزیابی ریسک در سطح بخش را منعکس کنید.

همچنین باید هنگام انجام این بررسی ها توجه داشته باشید.

ارزیابی ریسک سطح مشتری و ماده

علاوه بر ارزیابی ریسک در سطح عمل ، شما باید ارزیابی ریسک را در سطح مشتری و سطح ماده انجام دهید. با این کار ، نحوه انجام مشتری خود به دقت و نظارت مداوم ، آگاه می شود.

فرآیندهای شما برای انجام ارزیابی ریسک مشتری و ماده باید در ارزیابی ریسک در سطح عمل شما ارائه شود.

سیاست ها ، کنترل ها و رویه ها

ارزیابی ریسک AML شما باید مراحل شما را برای کاهش خطر پولشویی در کار خود ذکر کند.

شما باید خط مشی ها ، کنترل ها و رویه های خود را ارجاع دهید و هنگام شناسایی یک مشتری یا ماده پرخطر ، آنچه را که انجام می دهید به وضوح بیان کنید.

نتیجه گیری از ارزیابی ریسک شما باید در سیاست ها ، کنترل ها و رویه های شما مشخص شود.

سیاست ها ، کنترل ها و رویه هایی که شرکت ها باید اتخاذ کنند در آیین نامه 19 تا 21 بیان شده است.

اینها به گونه ای طراحی شده اند که در معرض خطر شما در معرض خطر پولشویی قرار بگیرند و باید خطرات مشخص شده در ارزیابی ریسک در سطح تمرین ، مشتری و ماده شما را منعکس کنند.

کنترل AML

شما فقط باید سه مورد از "کنترل داخلی" را که در آیین نامه 19 تا 21 ذکر شده است ، اعمال کنید اگر آنها "با توجه به اندازه و ماهیت" تجارت شرکت شما "مناسب باشند:

آیین نامه 21 (1) (الف) انتصاب عضو مدیریت ارشد - یا عضو هیئت مدیره یا نهاد معادل - به عنوان افسر مسئول پیروی از شرکت با MLR 2017

این جدا از الزامات تعیین کننده یک افسر نامزد است - که اغلب به عنوان یک افسر گزارشگری پولشویی (MLRO) - و یک افسر انطباق برای عمل قانونی (COLP) خوانده می شود. اما همان شخص ممکن است در صورت لزوم هر دو نقش را برگزار کند.

آیین نامه 21 (1) (ب) غربالگری کارمندان قبل و در هنگام قرار ملاقات آنها

این به معنای بررسی صلاحیت ها و منابع یک شخص است که بدون توجه به اندازه شرکت شما یا ماهیت تجارت شما عمل خوبی است.

ممکن است بخواهید با رضایت کارمند ، یک بررسی DBS (سوابق کیفری) را در نظر بگیرید.

آیین نامه 21 (1) (ج) ایجاد یک تابع حسابرسی مستقل برای بررسی و ارائه توصیه هایی در مورد سیاست ها ، کنترل ها و رویه های AML شرکت شما و انطباق آن با آنها

حسابرس نیازی به مستقل از شرکت ندارد ، اما آنها باید مستقل از عملکرد مورد بررسی باشند.

اگر شما یک عمل کوچک با تجربه هستید ، جایی که افراد سالخورده درک خوبی از همه مشتری ها و مسائل شرکت دارند ، ممکن است تصمیم بگیرید که این کنترل داخلی ضروری نیست.

در صورتی که کارکنان جوان حجم زیادی از کار را انجام دهند ، ممیزی مستقل بیشتر مورد نیاز است.

اگر قبلاً به دلیل طرح کیفیت انتقال یا Lexcel ، سیستم بررسی پرونده های خارجی را دارید ، می توانید هنگام تصمیم گیری در مورد ایجاد یک عملکرد حسابرسی مستقل ، این موارد را در این زمینه عامل کنید.

تصمیم گیری در مورد اینکه آیا سه کنترل مورد نیاز است

وقتی تصمیم می گیرید که آیا نیاز به اعمال سه کنترل دارید ، باید هر دو را در نظر بگیرید:

• انواع مشتریانی که برای آنها عمل می کنید
• ماهیت و پیچیدگی کار شما

شما باید فکر خود را مستند کنید ، حتی اگر فقط یک دفتر واحد و تعداد کمی از کارمندان داشته باشید.

به عنوان مثال ، اگر بنگاه های کوچک شما در یک منطقه پرخطر (مانند انتقال یا تشکیل شرکت) شیوه های خود را انجام می دهد ، هنوز هم ممکن است احساس کنید که باید این کنترل ها را اتخاذ کند.

اگر تصمیم دارید این موارد را اتخاذ نکنید ، باید سابقه مختصری از عواملی که در نظر گرفته اید و دلایل تصمیم خود را نگه دارید.

اگر تنها یک پزشک هستید که وکلا یا متقاضیان دیگری را استخدام نمی کنید ، نیازی به اعمال سه کنترل در بالا یا تعیین MLRO یا یک کلپ نیست.

آموزش

آیین نامه 24 MLR 2017 شرکت ها را ملزم می کند تا اقدامات مناسب را انجام دهند تا اطمینان حاصل شود که کارمندان و نمایندگان مربوطه که از مشاغل مربوط به کارهای مرتبط با AML استفاده می کنند عبارتند از:

• از قانون مربوط به پولشویی ، تأمین مالی تروریستی و حمایت از داده ها آگاه شد (تا آنجا که قانون حمایت از داده ها مربوط به پولشویی و تأمین مالی تروریسم است)
• به طور مرتب آموزش در مورد چگونگی شناخت و برخورد با معاملات و موقعیت هایی که ممکن است مربوط به پولشویی یا تأمین مالی تروریستی باشد

کارمندان مرتبط کارمندانی هستند که "قادر به مشارکت در شناسایی یا کاهش خطر پولشویی هستند ... یا پیشگیری یا تشخیص پولشویی" در رابطه با تجارت. این باید شامل حساب ها و کارمندان پذیرش باشد.

نمایندگانی که شرکت برای انطباق AML یا برای موارد مشخص شده در آیین نامه 24 (2) (ب) استفاده می کند ، اکنون در شرایط آموزشی نیز قرار دارد.

اطمینان حاصل کنید که کارکنان سیاست ها ، کنترل ها و رویه های شرکت شما را می دانند و درک می کنند.

برای حفاظت از داده ها ، آموزش باید الزامات مربوط به نگهداری سوابق (آیین نامه 40) و تعهد تحت MLR 2017 را برای اطلاع رسانی به مشتریان در مورد هدف جمع آوری داده های شخصی آنها هنگام انجام چک های مربوط به مشتری (CDD) (آیین نامه 41) آگاه کند.

چگونه و چه موقع به کارمندان خود آموزش دهید

به عنوان یک شرکت کوچکتر ، ممکن است ترجیح دهید به جای آنلاین ، تمرین را به صورت رو در رو انجام دهید. همچنین ممکن است استخدام یک مشاور خارجی برای ارائه آموزش در نظر بگیرید.

آموزش های اضافی می تواند در قالب بولتن یا ایمیل اطلاعات باشد.

سطح آموزش شما ارائه می دهید و چند بار آن را اجرا می کنید ، به این بستگی دارد:

• اندازه و ماهیت تجارت شما
• ماهیت و وسعت خطرات شما

به عنوان بهترین روش ، شما باید حداقل هر دو سال یک بار آموزش کلیه کارمندان مربوطه را در نظر بگیرید.

شما باید سابقه ای را که کارمندان آموزش دیده اند و چگونه نگه دارید.

نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری

MLR 2017 محدودیت پنج سال برای نگه داشتن داده های شخصی موجود در اسناد و سوابق CDD ، مگر اینکه:

• شما باید اسناد CDD و سوابق مربوط به معامله را تحت تصویب یا برای مراحل قانونی حفظ کنید
• شما رضایت مشتری را دارید

شما می توانید رضایت مشتری را برای حفظ اطلاعات شخصی خود برای مدت طولانی تر از طریق نامه های نامزدی خود بدست آورید.

اگر رضایت مشتری را ندارید و اگر استثنائات دیگر اعمال نمی شود ، باید وقتی دوره پنج ساله پس از پایان روابط حرفه ای شما منقضی شد ، داده های شخصی موجود در کاغذ و سوابق الکترونیکی CDD را از بین ببرید.

با دقت مشتری (CDD)

فرایند شما برای انجام CDD باید با ارزیابی ریسک مشتری و موضوع شما مطلع شود.

برخلاف بسیاری از بنگاه های بزرگتر ، شما ممکن است منابع این را نداشته باشید:

• از یک تیم انطباق متمرکز استفاده کنید
• از یک نرم افزار تأیید الکترونیکی یا کسب و کار استفاده کنید
• برای ضبط اطلاعات CDD یک پایگاه داده کار کنید

در این صورت ، می توانید با ایجاد فرم CDD ، الزامات مندرج در MLR 2017 را برآورده کنید.

این فرم باید برای هر مشتری جدید تکمیل شود و با توجه به اینکه آیا این طبقه بندی شده است:

• ریسک کم - اقدامات دقیق و ساده با توجه به عوامل خطر در آیین نامه 37 قابل استفاده است ، به عنوان مثال ، هنگامی که مشتری یک بانک است ، شرکت در لیست عمومی یا نهاد عمومی
• ریسک استاندارد - به عنوان مثال ، وقتی مشتری یک شرکت خصوصی یا یک فرد است
• ریسک بالا - معمولاً اقدامات لازم برای دقت لازم (EDD) باید اعمال شود. تعهدی برای اعمال EDD در شرایط خاص وجود دارد ، به عنوان مثال وقتی مشتری در یک کشور ثالث پرخطر قرار دارد ، یک شخص در معرض سیاسی (PEP) است یا معامله پیچیده یا غیرمعمول بزرگ است و هیچ هدف اقتصادی یا قانونی ظاهری ندارد. سایر عوامل پرخطر را می توان در آیین نامه 33 یافت

فرم شما باید:

• شامل ارزیابی ریسک برای مشتری و موضوع
• دلایل ارزیابی ریسک خود را ثبت کنید
• اطلاعات مربوط به هویت و مستندات مورد نیاز مشتری و طرف های مربوطه را ذکر کنید. در صورت لزوم جزئیات مربوط به صاحبان سود (BO) و تأیید BO را ثبت کنید ، به عنوان مثال ، اگر مشتری/ماده در معرض خطر بالا باشد
• منبع وجوه و مستندات پشتیبانی - این شامل اسناد مربوط به پرداخت کنندگان شخص ثالث در صورت لزوم است
• در صورت لزوم ، تأیید کنید که فرد مجاز است مطابق آیین نامه 28 از طرف مشتری به شما دستور دهد. با استفاده از یک رویکرد مبتنی بر ریسک ، لازم نیست هویت فرد را تأیید کنید مگر اینکه آنها ادعا کنند که به نمایندگی از مشتری عمل می کنند، مانند یک فرد از خارج از سازمان مشتری ، نماینده یا واسطه
• در نظر بگیرید که آیا سطح نظارت مداوم باید استاندارد باشد یا زیاد باشد
• وضعیت PEP مشتری را ضبط کنید
• بررسی تحریم ها را ثبت کنید

افراد در معرض سیاسی (PEPS)

هنگام ضبط وضعیت PEP مشتری:

• این احتمال را در نظر بگیرید که مشتری PEP است و میزان خطر مرتبط با موضوع
• وضعیت مشتری و صاحب سود را هم بررسی کنید و تأیید کنید که آیا مشتری عضو خانواده است یا همکار شناخته شده PEP

با دسترسی به اطلاعات عمومی در دسترس آنلاین می توانید یک چک PEP انجام دهید.

برخی از ارائه دهندگان تأیید الکترونیکی همچنین یک سیستم شارژ با پرداخت هزینه را ارائه می دهند.

اگر مشتری شما یک PEP و همچنین درخواست EDD است ، باید قبل از ادامه تعامل با مشتری ، یک منبع ثروت را انجام داده و ضبط کنید و تصویب افسر گزارشگری پولشویی (MLRO) خود را دریافت کنید.

بررسی تحریم ها

• یک شهروند آمریکایی در معامله شرکت می کند ، به عنوان مثال به عنوان وکیل یا مشتری
• معامله شامل پرداخت به دلار آمریکا است
• معامله در ایالات متحده استوار است

کلیه اسناد مربوط به ارزیابی ریسک مشتری و ماده شما را می توان با فرم استاندارد شما نگه داشت و در یک پوشه کاغذ مرکزی یا پوشه الکترونیکی ذخیره کرد.

یک صفحه گسترده می تواند به اطمینان از بررسی پرونده ها به طور منظم کمک کند و برای ضبط استفاده شود:

• مروری بر مشتریان و موضوعات جدید و جاری
• رتبه بندی ریسک مشتری و دلیل رتبه بندی ریسک
• وضعیت ترخیص CDD

نظارت مداوم و به روز رسانی CDD

نظارت مداوم به معنای بررسی دقیق تراکنش ها برای بررسی سازگاری آنها با آنچه در مورد مشتری شناخته شده است است.

برای شرکت های کوچک تر، نظارت مستمر معمولاً توسط صاحب حق الزحمه انجام می شود.

شما ممکن است پیاده سازی سیستمی از بررسی فایل ها یا استفاده از صفحه گسترده موضوعات را برای ردیابی موارد پرخطر و ارسال یادآوری ها برای دریافت کنندگان هزینه در نظر بگیرید، بنابراین آنها به یاد داشته باشند که نظارت مستمر را انجام دهند.

هنگامی که شرایط مشتری تغییر می کند، باید اطلاعات CDD خود را نیز به روز کنید. به عنوان مثال، زمانی که:

• یک فرد نام خود را تغییر می دهد
• تغییری در مالکیت سودمند مشتری وجود دارد
• مشتری در رابطه با تراکنشی به شما دستور می دهد که با دانش شما در مورد آنها سازگار نیست

همچنین اگر شکاف طولانی در دستورالعمل ها وجود داشته باشد، بازخوانی اطلاعات CDD خود نیز خوب است.

ممکن است برای شما راحت باشد که هر بار که موضوعی را برای مشتری باز می کنید، اطلاعات CDD را بررسی کنید و یا توجه داشته باشید که نیازی به بازخوانی نیست یا اطلاعات CDD را به روز کنید.

بر اساس دستورالعمل پنجم اتحادیه اروپا درباره پولشویی، شما باید بررسی های لازم را برای یک مشتری موجود در جایی که شما وظیفه قانونی تماس با مشتری را در طول یک سال تقویمی به منظور بررسی هر گونه اطلاعاتی دارید، تجدید کنید:

• مربوط به ارزیابی ریسک برای آن مشتری است، و
• به مالکیت سودمند مشتری مربوط می شود

علائم هشدار دهنده پولشویی

چه یک حقوق بگیر باشید یا یک MLRO، تشخیص علائم بالقوه پولشویی یک چالش مداوم است.

یک علامت هشدار فردی ممکن است برای ایجاد سوء ظن به پولشویی کافی نباشد، اما مبنایی برای پرسیدن سوالات بیشتر خواهد بود.

ما برخی از رایج ترین علائم هشدار دهنده را فهرست کرده ایم. این اطلاعات در نظر گرفته نشده است که جامع باشد.

مشتریان و دستورالعمل ها

شما می خواهید سوالات بیشتری بپرسید اگر:

• هیچ دلیل واضحی وجود ندارد که مشتری به شما دستور دهد و/یا معامله خارج از رویه معمول شما باشد
• تغییر ناگهانی دستورالعمل ها بدون توضیح معقول وجود دارد
• معاملات یا تامین مالی خصوصی ارزش با مشخصات یا موقعیت مالی مشتری سازگار نیست
• مشتری رفتار پنهانی، بی میلی برای ملاقات با شما یا عدم علاقه به معامله نشان می دهد.
• مشتری تمایلی ندارد یا از ارائه هویت کافی امتناع می ورزد، یا به متخصص دیگری متکی است
• معامله به طور غیرمعمول پیچیده است یا معنی تجاری ندارد
• واسطه ها ادعا می کنند به نمایندگی از مشتری یا گروه عمل می کنند
• مشتری دارای محکومیت/فعالیت ها/انجمن ها یا سفارشات مصادره یا محدودیت موجود است
• مشتری دانش غیرمعمول بالایی در مورد فرآیندهای پولشویی دارد

منابع مالی

شما می خواهید سوالات بیشتری بپرسید اگر:

• پول قبل از نیاز به حساب مشتری شما منتقل می شود
• معاملات بدون هیچ دلیل و بازگشت پول سقط می شوند
• درخواستی وجود دارد که شما به عنوان یک بانک یا نماینده سپرده عمل کنید یا صورتحساب های غیر مرتبط با این موضوع را پرداخت کنید
• مبالغ نقدی پرداخت می شود یا درخواست های پرداخت وجود دارد
• درخواستی وجود دارد که از طریق شخص ثالث توسط وجوه پرداخت می شود یا به آن پرداخت می شود
• وجوه از یک منبع غیر منتظره ، وام دهنده غیر مؤسسه و/یا اختلافاتی در نام یا مبلغ وجود دارد
• درخواستی وجود دارد که بودجه در فواصل پرداخت شود
• وجوه از چندین حساب تهیه می شود
• پیشنهاد پرداخت مبالغ زیاد ، و/یا بازپرداخت درخواست می شود
• گفته می شود که این وجوه مزایای یک طرح جلوگیری از مالیات خارج از کشور است

معامله

شما می خواهید سوالات بیشتری بپرسید اگر:

• معاملات املاک برگشت به عقب ، کمتر از شش ماه از هم فاصله داشته است
• واریز یا بخشی از قیمت خرید مستقیم به فروشنده پرداخت می شود
• سپرده به عنوان "هدیه" توسط فروشنده پرداخت می شود ، بنابراین ارزش را تحریف می کند
• بین همکاران یا شرکتهای مرتبط فروش و خریدهایی وجود داشته است
• تفاوت های غیرمعمول در ارزیابی ها وجود دارد
• بازپرداخت زودهنگام غیر منتظره وام مسکن وجود دارد
• معامله شامل زبان غیرمعمول است ، به عنوان مثال "تعهد وثیقه بزرگ"
• علاقه زیادی به تکمیل سریع یا گرفتن میانبرها بدون دلیل خوب وجود دارد
• سهام تحمل وجود دارد
• این معامله شامل الماس ، سنگ قیمتی ، طلا ، روغن ، اعتبار کربن ، اتاق های هتل ، جنگلداری ، اسناد عتیقه ، کالاهای لوکس یا نقاشی است
• در مورد موسسات حقوقی جعلی ذکر شده است - اگر شک دارید یک وکیل را پیدا کنید

از خود و شرکت خود در برابر پولشویی محافظت کنید

با شماره تلفن رایگان ضد پولشویی ما با شماره 020 7320 تماس بگیرید. 9544 یا از طریق ایمیل aml@lawsocience. org. uk ایمیل کنید. 9 صبح تا 5 بعد از ظهر ، دوشنبه تا جمعه باز کنید.