ویژگی های کلیدی و مزایای سیستم های مدیریت پورتفولیو پروژه

مدیریت پورتفولیو پروژه ها شامل نظارت بر تکمیل طیف وسیعی از فعالیت ها و فرآیندها است. انجام آن در مقیاس و انجام صحیح آن می تواند به زمان و انرژی قابل توجهی نیاز داشته باشد.

ایجاد زمان بندی پروژه ها، تعریف مسیر بحرانی، یافتن راه بهینه برای تخصیص منابع در پروژه ها و وظایف، تعیین بهترین ترکیب برای یک پورتفولیو و حفظ تعادل در طول زمان فعالیت های پیچیده و ظریفی هستند. به همین دلیل است که دفاتر مدیریت پروژه و متخصصان مدیریت پورتفولیو به پشتیبانی از ابزارهای نرم افزاری مدیریت پورتفولیو پروژه نیاز دارند که به طور خاص برای کمک به تجمیع و منطقی کردن مدیریت و نگهداری پورتفولیوهای پروژه طراحی شده اند.

در اینجا مروری بر پلتفرم های PPM موجود برای PMOها و ویژگی های ابزار کلیدی طراحی شده برای کمک به ارتقای فعالیت های PPM به سطح بعدی است.

سیستم های مدیریت پورتفولیو پروژه به PMOها و مدیران پروژه، برنامه یا پورتفولیو قابلیت های خاصی را ارائه می دهند که برای بهینه سازی نتایج پروژه و نمونه کارها نیاز دارند. چنین ابزارهای نرم افزاری چارچوبی را برای مدیریت موثر منابع پروژه، زمان بندی ها و بودجه ها فراهم می کنند و به هماهنگ کردن تمام فعالیت های مرتبط با پروژه کمک می کنند تا در عین حال ریسک عملیاتی، فنی، مالی و سازمانی را در سطح پورتفولیو به حداکثر برسانند..

همه چیز با تمرکز و ادغام تمام داده ها در پلتفرم شروع می شود، که "نسخه واحدی از حقیقت" را برای اطلاعات پروژه ارائه می دهد و سلامت و وضعیت پروژه ها و نمونه کارها را افزایش می دهد. در بالای آن لایه متمرکز، نرم افزار PPM معمولاً مجموعه ای از قابلیت ها را ارائه می دهد که برای ساده سازی و بهینه سازی فعالیت ها، افزایش بهره وری، به حداقل رساندن هزینه ها و به حداکثر رساندن ارزش کلی طراحی شده اند.

ویژگی های اتوماسیون کار و بهره وری

ابزارهای PPM اساساً برای تسهیل زندگی مدیران پروژه و PMOها وجود دارند. بر این اساس، آنها مجهز به قابلیت های بهره وری هستند که به طور خاص برای کمک به کارکنان پروژه انسانی در صرفه جویی در زمان و انرژی طراحی شده اند. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت پورتفولیو پروژه اکثر وظایف اداری را که معمولاً مدیران پروژه را برای مدت زمان طولانی بدون ایجاد ارزش زیادی به هم می بندند، خودکار می کند: قالب بندی داده ها، ارسال یادآورها، انجام محاسبات و غیره.

انتخاب پروژه و مدیریت خط لوله

مدیریت ورود پروژه های جدید که باید راه اندازی و در نمونه کارها (های) سازمان گنجانیده شود ، احتمالاً مهمترین مرحله بهینه سازی PPM است. PMO نه تنها باید اطمینان حاصل کند که میزان پروژه های انتخاب شده و آغاز شده توسط سازمان می تواند توسط منابع جذب شود ، بلکه برای تشخیص اینکه شرکت پروژه های مناسب را انتخاب می کند نیز ضروری است - آنهایی که با اهداف استراتژیک هماهنگ هستندو این در دستیابی به اهداف و مزایای تعیین شده توسط تصمیم گیرندگان اجرایی کمک خواهد کرد.

عملکرد تقاضا و مدیریت ایده PPM یک چارچوب استاندارد برای ارزیابی صدا ، تراز استراتژی و کیفیت کلی گزاره های مختلف پروژه فراهم می کند. به این ترتیب ، ابزار PPM به تصمیم گیرندگان نمونه کارها کمک می کند تا بهترین موارد را انتخاب و برنامه ریزی کنند. با حرکت به جلو ، قابلیت های بررسی مرحله دروازه از نرم افزار مدیریت نمونه کارها ، پاسگاه های اضافی را برای نظارت و تنظیم مسیر پروژه های فعال فراهم می کند.

با تشکر از توانایی مدل سازی سناریوهای "چه-اگر" در سطح نمونه کارها ، PMO نیز قادر به بهینه سازی توزیع و گروه بندی ابتکارات است.

مدیریت منابع

تقریباً تمام ابزارهای PPM همچنین عملکردی را برای کمک به PMO ها ارائه می دهند تا از استقرار کارآمد و مؤثر از منابع سازمان اطمینان حاصل کنند. همه چیز در مورد اطمینان از این است که وجوه ، ماشین آلات و تجهیزات و مهمتر از همه کارگران ماهر جایی هستند که در زمان مناسب بیشترین نیاز را دارند و میزان استفاده از منابع بحرانی بهینه شده است. برای این منظور ، سیستم عامل های PPM مدیران منابع و تصمیم گیرندگان نمونه کارها را قادر می سازند تا در دسترس بودن منابع و ویژگی ها را در یک نگاه بررسی کنند تا تماس های مناسب برقرار کنند. آرایه های ویژگی های مشترک طراحی شده برای تسهیل و تسریع در تعامل بین مدیران پروژه و مدیران منابع بیشتر به بهینه سازی تخصیص منابع و استفاده در ضمن امکان اجرای و نگهداری یک فرآیند قوی و ساختار یافته برای اختصاص منابع به کارهای خاص کمک می کند.

بودجه و مدیریت مالی

یک مطالعه تحقیقاتی موسسه مدیریت پروژه نشان داد که تنها 59 ٪ از پروژه ها در بودجه تکمیل می شوند. خبر خوب این است که سیستم عامل های مدیریت نمونه کارها پروژه واقعاً می توانند به بهبود عملکرد تخصیص بودجه پروژه و مدیریت مالی کمک کنند. از آنجا که ادغام داده ها در یک بستر واحد باعث افزایش دید و درک پروژه ها می شود ، PMO و کنترل کننده های مالی می توانند صحت بودجه و تخمین هزینه را بهبود بخشند. توانایی ردیابی هزینه ها در زمان واقعی و پایین آمدن برای فیلتر کردن و طبقه بندی آنها به سازمان کمک می کند تا پیش بینی هزینه ها و اصلاح دوره را به موقع پیش بینی کند. علاوه بر این ، سیستم های PPM امکان سنجش ارزش مالی پروژه و بازگرداندن در برابر اهداف و اولویت های استراتژیک سازمان را فراهم می کنند.

مدیریت ریسک

هرگونه ارزیابی از بازده و ارزش بالقوه یک پروژه باید با تجزیه و تحلیل حساسیت های خطر آن همراه باشد. ارزیابی ریسک ساکن در هر یک از پروژه ها می تواند به عنوان پایه ای برای تعیین سطح اطمینان در سراسر نمونه کارها استفاده شود. سیستم عامل های مدیریت نمونه کارها پروژه معمولاً تکنیک های خودکار را برای ارزیابی شرایط احتمالی ارائه می دهند ، همراه با عملکرد هوشمند برای کمک به تصمیم گیرندگان ، برنامه های کاهش ریسک یا پاسخ به ریسک را ارائه می دهند. علاوه بر تجزیه و تحلیل ریسک در ابتدای چرخه پروژه ، PPM Tools مدیران نمونه کارها را قادر می سازد تا در طول دوره اعدام مجدداً ارزیابی کنند تا تغییرات یا موارد مختلفی را که ممکن است مشخصات ریسک یک پروژه را تغییر دهد ، در نظر بگیرند.

قابلیت های توضیح داده شده در بالا برخی از مهمترین ویژگی های نرم افزار PPM است. با این وجود این واقعیت را در نظر داشته باشید که همه ابزارهای نرم افزاری PMO برابر نیستند. اتخاذ و استفاده از یک سیستم مدیریت نمونه کارها پروژه قطعاً باید تا حدودی بهره وری و کارآیی کار پروژه را بهبود بخشد ، اما دستیابی به بهینه سازی نمونه کارها واقعی واقعاً نیاز به انتخاب ابزاری دارد که برای سازمان شما مناسب باشد.